Gider Pusulası Nedir, Ne Zaman ve Nasıl Düzenlenir?

Kısa cevap: Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilerden yapılan mal ve hizmet alımlarını belgelendiren, Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesine dayanan ve fatura hükmünde sayılan belgedir. Satıcı adına alıcı tarafından düzenlenir. Alımın türüne göre stopaj (gelir vergisi kesintisi) hesaplanır ve muhtasar beyanname ile beyan edilir.

Senaryo tanıdık: tadilat işinde çıkan hurda demiri satın aldınız, ya da vergi mükellefi olmayan bir komşudan küçük bir iş yaptırdınız. Ödeme yaptınız ama elinizde fatura yok. Bu gideri deftere yazamazsanız kârınız olduğundan yüksek görünür ve fazla vergi ödersiniz. Çözüm gider pusulasıdır.

Gider pusulası ne zaman düzenlenir?

• Vergiden muaf esnaftan mal veya hizmet alındığında
• Hiç vergi mükellefiyeti olmayan gerçek kişilerden alım yapıldığında
• Belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişilerden yapılan alımlarda
• Bazı iade ve iptal işlemlerinde (nihai tüketiciden mal iadesi)

Düzenleme süresi, ödemenin yapıldığı tarihten itibaren 7 gündür. Bu süre içinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır.

Stopaj: en çok karıştırılan kısım

Gider pusulasında ödediğiniz tutar üzerinden gelir vergisi stopajı hesaplayıp siz beyan edersiniz. Oran, alımın niteliğine göre değişir:

• Mal alımlarında genel olarak %2 civarında
• Hizmet alımlarında daha yüksek oranlar (ör. %5 ve üzeri) söz konusu olabilir
• Vergiden muaf esnaftan yapılan alımlarda faaliyet türüne göre farklı oranlar uygulanır

Oranlar Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesine ve ilgili kararnamelere bağlıdır; işlem türüne göre değiştiği için her alım öncesinde mali müşavirinize doğru oranı sormanız en güvenli yoldur. Yanlış oran, hem eksik beyan hem ceza riski demektir.

Brüt–net hesabı: ödediğiniz para ile yazacağınız tutar farklıdır

Karşı tarafa elden 10.000 TL ödediyseniz, bu genellikle net tutardır. Pusulaya yazılacak brüt tutar, stopaj eklenerek bulunur. Basit mantık: Brüt = Net ÷ (1 − stopaj oranı). %2 stopajda 10.000 TL net için brüt yaklaşık 10.204 TL, stopaj 204 TL olur. Bu 204 TL'yi muhtasar beyanname ile siz ödersiniz. Hesabı mali müşavirinizle teyit edin.

Gider pusulasında bulunması gerekenler

1. "Gider Pusulası" ibaresi, seri-sıra numarası ve düzenleme tarihi
2. Düzenleyenin (alıcının) adı/ünvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN'si
3. Satıcının adı-soyadı, adresi ve TCKN'si
4. Alınan mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı
5. Brüt tutar, stopaj oranı ve tutarı, net ödenen tutar
6. İmzalar (mümkünse satıcının imzası alınmalı)

e-Gider pusulası

Gider pusulası da elektronik ortama taşındı. e-Fatura/e-Arşiv kapsamında olan mükellefler için e-Gider Pusulası uygulaması gündeme geliyor; kapsam ve tarihler mevzuatla belirleniyor. Kâğıt pusula kullanıyorsanız da matbu, sıra numaralı ve anlaşmalı matbaada bastırılmış olması gerekir.

Pratik öneri: pusulayı ön muhasebede takip edin

Gider pusulasıyla belgelenen alımlar da bir giderdir ve kâr hesabınıza girer. Bu tutarları fişlerle birlikte gider kaydı olarak tutar, ay sonunda mali müşavirinize toplu gönderirseniz hem beyanınız doğru olur hem de "bu parayı nereye verdim" sorusu ortadan kalkar. Kaydex'te giderleri kategori ve KDV durumuyla kaydedip aylık paketle müşavirinize iletebilirsiniz.

Stopaj oranları ve uygulama detayları mevzuata göre değişir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; işlem öncesi mali müşavirinize danışın.