Stok Takibi Nasıl Yapılır? Küçük İşletmeler İçin Uygulanabilir Sistem

Kısa cevap: Küçük işletmede işleyen stok takibi üç şeyden ibarettir: kritik kalemleri belirlemek (tüm ürünleri değil, işi durduran 20–30 kalemi), her kalem için minimum stok seviyesi tanımlamak ve düzenli sayım yapmak. Girişleri (alım) ve çıkışları (satış/kullanım) kaydettiğiniz sürece hangi yöntemi kullandığınız ikinci plandadır.

Stok takibi denince akla büyük depolar gelir ama asıl sorun küçük işletmede yaşanır: sabah işe gidersiniz, bir kutu vida eksiktir, yarım gün kaybolur. Ya da tersi: indirim var diye alınan malzeme aylarca rafta bekler, para depoda çürür. İkisi de nakit akışını doğrudan vurur.

1) Her şeyi değil, kritik kalemleri takip edin

ABC mantığı işinizi kolaylaştırır:

• A grubu: Değeri yüksek veya olmadığında iş duran kalemler (ana malzeme, pahalı yedek parça). Sıkı takip.
• B grubu: Orta önemde. Aylık kontrol.
• C grubu: Ucuz sarf malzeme (vida, bant, eldiven). Kutu bazında, gözle takip.

Küçük bir işletmede A grubu genellikle 20–30 kalemi geçmez. Enerjinizi oraya verin.

2) Minimum (kritik) stok seviyesi belirleyin

Formül basit: Minimum stok = Günlük ortalama tüketim × Tedarik süresi + Emniyet payı

Örnek: Günde ortalama 2 kutu boya kullanıyorsunuz, tedarikçi 3 günde getiriyor, emniyet payı 2 kutu. Minimum stok = 2 × 3 + 2 = 8 kutu. Stok 8'e düştüğünde sipariş verirsiniz; iş asla durmaz, depo da şişmez.

3) Sayım: ne zaman ve nasıl

• A grubu için haftalık, B için aylık, C için üç aylık sayım yeterlidir.
• Sayımı kapanışta değil açılışta yapın; yorgunken sayılan stok hatalı sayılır.
• Sayım sonucu kayıtla uyuşmuyorsa farkı araştırın: kayıt dışı kullanım, fire, kırılma veya kayıp.
• Her sayımı tarihiyle kaydedin; fark trendi size gerçeği söyler.

4) Fire ve zayiat

Boyada, seramikte, kablo ve profilde fire kaçınılmazdır. Fire oranınızı bilmiyorsanız maliyetinizi de bilmiyorsunuz demektir. Her iş sonunda kullanılan gerçek miktarı kaydedin; birkaç ay sonra elinizde gerçek fire oranı olur ve tekliflerinizi ona göre fiyatlarsınız.

5) Excel'den programa ne zaman geçilir?

Excel başlangıç için yeterlidir. Ancak şu üç işaret göründüğünde program zamanı gelmiştir:

• Aynı ürünü iki farklı isimle yazmaya başladıysanız
• Satış yaptığınızda stok düşümünü elle yapmayı unutuyorsanız
• "Bu malzeme hangi işe gitti?" sorusunu cevaplayamıyorsanız

Kaydex'te ürün tanımlarsınız (isim, birim, alış/satış fiyatı, KDV, kritik seviye); teklif veya satışta ürünü seçtiğinizde satış onaylandığı anda stok otomatik düşer. Satış iptal edilirse stok geri döner. Böylece stok ile satış kaydı asla ayrışmaz.

6) Stok bir maliyet kalemidir

Depodaki malzeme, bankada durmayan paradır. Ayda bir şu soruyu sorun: "Bu raflarda kaç liralık mal duruyor ve bunun ne kadarı son 3 ayda hiç hareket görmedi?" Hareketsiz stok, ya iade edilmeli ya indirimle eritilmeli. Nakit akışını iyileştirmenin en hızlı yollarından biri budur.