İş Teslim Tutanağı: Neden Şart, Nasıl Hazırlanır?

Kısa cevap: İş teslim tutanağı, tamamlanan işin hangi tarihte, hangi durumda ve hangi eksiklerle teslim edildiğini iki tarafın imzasıyla kayda geçiren belgedir. En az iki nüsha hazırlanır; biri sizde, biri müşteride kalır. Teslim tarihinden itibaren başlayan garanti ve itiraz sürelerinin başlangıcını da belirler.

Tadilat, montaj ve servis işlerinde en sinir bozucu senaryo şudur: iş biter, para alınır, herkes memnun ayrılır; haftalar sonra bir mesaj gelir — "Buradaki hasar sizden kalmış." Gerçekten sizden mi kalmıştı, yoksa sonradan mı oldu? Teslim tutanağı yoksa bu sorunun cevabı yok demektir.

Tutanakta bulunması gerekenler

1. Başlık: "İş Teslim Tutanağı" ve tutanak numarası
2. Taraflar: Yapan (unvan, iletişim) ve teslim alan (ad, iletişim)
3. İşin yeri ve tanımı: Adres ve kısa iş tanımı; ilgili teklif/satış numarası
4. Teslim tarihi ve saati
5. Yapılan işlerin listesi: Teklifteki kalemlerle aynı sırayla, "tamamlandı" işaretiyle
6. Eksik/kusur listesi: Varsa açıkça yazılır ve giderilme tarihi belirtilir. Yoksa "eksik yoktur" ibaresi konur
7. Teslim edilen malzeme/anahtar: Artan malzeme, yedek parça, anahtar sayısı
8. Garanti bilgisi: İşçilik garantisi süresi ve kapsamı
9. İtiraz süresi: "Teslimden itibaren 7 gün içinde yazılı bildirilmeyen eksikler kabul edilmiş sayılır"
10. İmzalar: Her iki taraf, ad-soyad ve tarih

Kısa örnek metin

"12.09.2026 tarihinde, Nilüfer/Bursa adresindeki daireye ilişkin #1043 numaralı teklif kapsamındaki boya ve alçı tamiri işleri tamamlanmış ve iş sahibine teslim edilmiştir. Teslim sırasında yapılan kontrolde eksik veya kusur tespit edilmemiştir. İşçilik garanti süresi 12 aydır; kullanıcı kaynaklı hasarlar kapsam dışıdır. Teslimden itibaren 7 gün içinde yazılı olarak bildirilmeyen eksiklikler kabul edilmiş sayılır. İşbu tutanak iki nüsha düzenlenmiş ve taraflarca imzalanmıştır."

Fotoğraf: tutanağın en güçlü eki

Teslim anında her odanın 3–4 fotoğrafını çekin ve tarihli olarak saklayın. Telefon fotoğrafları meta verisinde tarih taşır. Müşteriye de WhatsApp'tan gönderin — böylece hem sizde hem onda tarihli kayıt olur. Bu basit alışkanlık, sonradan çıkan hasar iddialarının neredeyse tamamını çözer.

Teslim tutanağı ile fatura ilişkisi

Fatura, hizmetin tamamlandığı tarihten itibaren 7 gün içinde düzenlenir. Teslim tutanağındaki tarih, bu sürenin başlangıcını belgeler. Ayrıca hakedişli işlerde kesin hakediş, iş kabulünden sonra düzenlenir; kabul tutanağı olmadan kesin hakediş hazırlamak sorun yaratır.

Dijital teslim: imza şart mı?

Islak imza en güçlüsüdür; ancak müşterinin telefondan gönderdiği "teslim aldım, eksik yok" yazılı onayı da güçlü bir delildir. Önemli olan tarihli ve içeriği net olmasıdır. İşin listesi ve "eksik yoktur" ifadesi mutlaka mesajın içinde geçmelidir.

Teslim sonrası: tahsilatı kapatın

Teslim tutanağı imzalandığı an, kalan bakiyeyi tahsil etmenin en doğru zamanıdır. Müşteri memnunken ve iş tazeyken istenen para, iki hafta sonra istenenden çok daha kolay tahsil edilir. Ödeme planınızda "kalan bakiye: teslimde" satırı varsa, tutanakla birlikte bu satırı kapatın ve tahsilatı kaydedin.