Proforma Fatura Nedir? Teklif ve Gerçek Faturadan Farkı Ne?
26 Haziran 2026 · 5 dk okuma
Kısa cevap: Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya gönderilen ön bilgilendirme belgesidir; hukuken bir fiyat teklifidir. Muhasebe kaydı oluşturmaz, KDV beyanına girmez ve gerçek faturanın yerine geçmez. Alıcı onayladıktan ve mal/hizmet teslim edildikten sonra düzenlenen belge gerçek faturadır.
Özellikle kurumsal müşterilerle çalışan ustalar bu cümleyi sık duyar: "Bize bir proforma gönderin, satın almaya sokalım." Kulağa resmî bir evrak gibi gelir ve çoğu esnaf "benim fatura kesme yetkim var mı, ne yazacağım" diye tedirgin olur. Rahat ol: proforma, ismindeki "fatura" kelimesine rağmen bir tekliftir.
Proforma fatura ne işe yarar?
Alıcı tarafında satın alma süreci genellikle şöyle işler: fiyat alınır, yönetici onaylar, sipariş açılır, iş yapılır, fatura gelir, ödeme yapılır. Proforma, bu zincirin "yönetici onaylar" halkasında kullanılır. Alıcının muhasebesi, ödeyeceği tutarı ve KDV'yi önceden görmek ister; proforma tam bunu sağlar.
- Bütçe onayı almak için
- Peşin ödeme (avans) istenen işlerde ödeme dayanağı olarak
- İthalat/ihracatta gümrük ön bilgilendirmesi için
- Kurumsal alıcının sipariş formu açması için
Proforma fatura ile gerçek fatura arasındaki fark
- Hukuki nitelik: Proforma = teklif. Fatura = Vergi Usul Kanunu'na göre düzenlenen resmi belge.
- Muhasebe: Proforma deftere işlenmez; fatura hem satıcıda hem alıcıda kayıt oluşturur.
- KDV: Proformada KDV gösterilir ama beyan edilmez; gerçek faturada KDV doğar ve beyannameye girer.
- Numara: Proformanın fatura seri/sıra numarası yoktur; e-Fatura/e-Arşiv sistemine girmez.
- Zaman: Proforma işten önce, fatura teslimden itibaren 7 gün içinde düzenlenir.
- Bağlayıcılık: Proforma, üzerinde geçerlilik süresi varsa o süre boyunca fiyatı taahhüt eder; fatura ise borcu doğurur.
Proforma fatura ile teklif arasında fark var mı?
Pratikte yok. İkisi de aynı bilgileri taşır: taraflar, kalemler, birim fiyat, KDV, toplam, ödeme koşulu, geçerlilik. Fark, alıcının beklediği formattedir. Kurumsal firmalar "proforma" der, bireysel müşteri "teklif" der. Aynı belgenin üstüne "PROFORMA FATURA" yazmak, kurumsal müşterinin satın alma sürecini hızlandırır; başka hiçbir yükümlülük getirmez.
Proformada neler bulunmalı?
- "Proforma Fatura" başlığı ve tarih
- Satıcı bilgileri (ünvan, vergi dairesi/VKN, adres, iletişim)
- Alıcı bilgileri (ünvan, VKN/TCKN, adres)
- Kalem bazlı liste: açıklama, miktar, birim fiyat, KDV oranı, tutar
- Ara toplam, KDV, genel toplam
- Ödeme koşulu (peşin/vadeli), banka bilgileri
- Teslim süresi ve geçerlilik tarihi
- "Bu belge fatura yerine geçmez" notu (opsiyonel ama tavsiye edilir)
Sık yapılan hata: proformayı fatura sanmak
İki taraf da hata yapabilir. Satıcı, proforma verdim diye faturayı unutur; alıcı, proforma aldım diye ödemeyi yapar ve gerçek faturayı istemez. Sonuç: satıcı için kayıt dışı gelir riski, alıcı için gider yazamama. Kural basit: proforma onaylanıp iş teslim edildiği anda gerçek fatura düzenlenir.
Esnaf için pratik akış
Teklifi hazırla → müşteri proforma istiyorsa aynı belgeyi "Proforma Fatura" başlığıyla gönder → onay gelince iş satışa döner → teslimle birlikte mali müşavirin faturayı keser → ödeme planından tahsilatı takip et. Kaydex'te teklif zaten kalem bazlı KDV, VKN/vergi dairesi ve ödeme planı içerdiğinden kurumsal müşterinin istediği tüm bilgiler belgede hazırdır; onaylanan teklif otomatik satışa döner ve mali müşavir paketine girer.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura kesmek için vergi mükellefi olmak gerekir mi?+
Hayır. Proforma bir tekliftir, resmi belge değildir; herkes hazırlayabilir. Ancak iş gerçekleştiğinde düzenlenmesi gereken gerçek fatura için vergi mükellefiyeti şarttır.
Proforma faturada KDV yazılır mı?+
Evet, yazılır; alıcının ödeyeceği toplamı görmesi için gösterilir. Ama proforma KDV beyanına girmez; KDV yalnızca gerçek fatura düzenlendiğinde doğar.
Proforma fatura bağlayıcı mıdır?+
Üzerinde geçerlilik süresi ve koşullar yazılıysa, alıcı süresi içinde kabul ettiğinde satıcıyı o fiyata bağlar. Süresi geçen proforma bağlayıcı değildir; bu yüzden geçerlilik tarihi mutlaka yazılmalıdır.
Proformadan sonra gerçek fatura ne zaman kesilir?+
Mal teslim edildiğinde veya hizmet tamamlandığında, en geç 7 gün içinde. Proforma verilmiş olması bu süreyi değiştirmez.
Kurumsal müşterin proforma mı istedi? Kaydex'te teklif zaten VKN, vergi dairesi ve kalem bazlı KDV ile hazırlanır; PDF'i tek tıkla gönder, onaylanınca satışa dönsün.